8 dicas para fazer calls mais produtivas

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Reuniões, calls, e-mails… Boa parte do tempo nas empresas hoje é gasto com essas tarefas, que podem ser produtivas ou só tornarem momentos burocráticos que mais atrapalham do que ajudam. Mas como fazer para conseguir calls mais produtivas?

Nesse post reunimos 8 dicas que podem lhe ajudar a aumentar a produtividade dessas reuniões à distância:

1. Só marque uma call se ela for realmente necessária

A famosa “reunião para marcar uma reunião” é uma das coisas mais comuns do mundo corporativo. É fato que o ato de se reunir, seja virtualmente ou presencialmente, se banalizou. Por isso, antes mesmo de marcar uma call certifique-se de que há uma real necessidade. Se é algo que pode ser tratado por e-mail, por que gastar tempo em uma reunião virtual?

2. Certifique-se de que todos os participantes são relevantes

Muitas vezes, só porque a reunião não é presencial, pode-se cair na tentação de convidar mais pessoas do que o necessário. Mas essa é uma armadilha. Quanto mais participantes, mas fácil dispersar e fugir do assunto, além disso, o entendimento de todos pode ser prejudicado.

3. Estabeleça uma pauta

Liste todos os assuntos que serão abordados e já estabeleça uma ordem para tratar deles. Tente encontrar uma sequência que seja o mais lógica possível e divida essa pauta antes da reunião com todos os participantes, para que já estejam todos alinhados.

4. Marque um horário pro início e fim da call

Assim como em uma reunião tradicional, uma call também deve ter sua duração bem delimitada, assim todos se obrigam a falar sobre tudo que for necessário dentro do tempo disponível, diminuindo o risco da call se estender além do essencial.

5. Cumpra a pauta à risca

Se você já tem uma pauta bem definida e um horário pré-estabelecido para o término da call, mantenha-se firme nesses pontos. Não desvie para outros assuntos, nem se estenda além do combinado.

6. Prefira calls em vídeo

Calls em vídeo têm duas grandes vantagens: permitem que você veja as expressões dos demais participantes, tornando a comunicação mais transparente, e obrigam que você mantenha mais foco, já que você estará sendo visto e não poderá dispersar tanto.

7. Mantenha o foco

Manter o foco é, sem dúvida, um grande desafio em qualquer atividade e é maior ainda quando você está em uma reunião à distância. É fácil cair na tentação de abrir mais janelas que o necessário, responder e-mails e fazer outras atividades ao mesmo tempo em que participa de uma call. Justamente por isso, você precisa fazer um esforço maior para manter o foco. Uma boa técnica é se preparar antes mesmo da call, fechando todas as janelas desnecessárias ou que não tenham relação com o tema da reunião.

8. Faça anotações

Fazer anotações é uma boa técnica para ajudar a manter o foco e também uma ótima alternativa para garantir que você não irá perder nada do que for combinado ou falado na call.

Você costuma fazer calls? Como você faz para que sejam mais produtivas? Tem alguma dica? Divida com a gente.

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